Нотатки · Кейс
Бренд догляду за волоссям: усе в одній системі
Власник українського бренду догляду за волоссям зранку відкриває систему і бачить чотири числа: замовлення за сьогодні, виторг за місяць, посилки в дорозі, товари, що закінчуються. Під ними — замовлення за статусами. Менеджер, який заходить у ту саму систему, бачить свій дохід за місяць, а гроші магазину від менеджерів навмисно сховані.
«Закінчується» означає три вільні одиниці або менше.
Бренд робить продукт сам: флакони, помпи й етикетки заходять як сировина, а виходять наповненими флаконами, які продаються в роздріб через інтернет-магазин, а перукарям і салонам — за партнерськими цінами. Товар відправляють із центрального складу, з регіональних складів і з салону.
До цього замовлення жили у зовнішній CRM, а гроші записували вручну в трьох місцях. У тій CRM взагалі не було місця для витрат, тож комісія за еквайринг не значилася ніде. Коли нова система запрацювала, в неї імпортували 378 замовлень і 81 контакт з березня 2025 по вересень 2026. Магазин і CRM тепер працюють на одній базі.
Замовлення
Кожне нове замовлення потрапляє в спільний список, і кожен адмін та менеджер отримує про нього особисте повідомлення в Telegram. Менеджер бере замовлення. З цієї миті воно його. Інші його бачать, але змінити не можуть — я зробив так, щоб узяте замовлення блокувалося, бо інакше двоє людей виписали б дві ТТН на одну посилку.
Він підтверджує замовлення — і товар резервується. Склад відправки обирається на кожне замовлення окремо, бо той самий товар може лежати на регіональному складі, в салоні й на центральному, і резерв ставиться саме на обраному складі. Якщо покупець уже замовляв, його відділення Нової Пошти підставляється з минулого замовлення.
Отримувачем може бути не сам покупець, і ТТН виписується на отримувача. Менеджер робить ТТН із картки замовлення, коли посилку зібрано.
Кожне повідомлення покупцеві — SMS, лист чи Telegram — записується в картку замовлення, разом із тими, що не дійшли.
Коли замовлення прийнято, покупець отримує SMS із посиланням на чек, і ще одне — коли Нова Пошта забирає посилку. Трекінг запускається кожні 10 хвилин і переводить замовлення у відправлені, доставлені й завершені. Безкоштовні промо-посилки йдуть тим самим шляхом, а їхня вартість іде на маркетинг. Звіт потім показує, хто після такої посилки повернувся за покупкою.
По замовленнях із передоплатою кожен адмін і менеджер також отримує результат оплати в Telegram, а о 20:00 за Києвом — список замовлень, за які передоплату досі не внесли.
Гроші
Оплата карткою через Monopay лягає на рахунок уже без комісії 1,30%, а комісія йде у витрати як еквайринг. Вручну її ніхто не вносить. Накладений платіж працює так само: щойно Нова Пошта видає посилку, гроші зараховуються на NovaPay за вирахуванням 0,50%. На готівку й перекази комісії немає.
Екран «Рахунки» показує, скільки грошей де лежить. Кожен ФОП, NovaPay і кожна каса — окремий рахунок. Ставку комісії я зберігаю в кожному записі, тож коли банк змінює ставку, старі записи лишаються як були.
Коли гроші приходять якось інакше, менеджер відмічає оплату в замовленні — суму, рахунок і дату. Відмітка проводить гроші на цей рахунок, і статус «оплачено» ставиться слідом.
P&L рахує виторг із завершених замовлень. Собівартість береться із закупівельної ціни, збереженої в кожному рядку замовлення в момент продажу. Витрати згруповані за статтями. Витрати на SMS проводяться, коли поповнюють баланс SMS-сервісу, тобто коли гроші фактично йдуть.
Оплата менеджера — фіксована сума за кожне завершене замовлення, за замовчуванням 100 грн, змінюється в налаштуваннях. Менеджер бачить ті самі цифри в розділі «Мій дохід».
Склад і виробництво
Кожне місце, звідки відправляють товар, — це склад у системі: центральний, регіональні й салон. У кожного свої залишки і резерви, і я закріплюю склади за менеджерами, тож менеджер бачить лише свої. Переміщення між складами — кур’єр, таксі — йде у витрати і в собівартість продукту не входить.
Виробництво працює партіями. На підтвердженні сировина списується за специфікацією кожної позиції; якщо чогось бракує, підтвердження зупиняється й показує, чого саме. Брак на склад не йде, а його вартість розподіляється на придатні одиниці партії. Спільні витрати партії діляться за вагою, тож флакон 400 мл бере на себе більше, ніж 100 мл.
Не все бренд робить сам. Тюрбани для волосся, наприклад, купує готовими, і з жовтня 2026 вони йдуть через «Закупівлі», а не через «Виробництво». Замовлення постачальнику — така сама партія, тож гроші рахуються за тими самими правилами: борг постачальнику за цінами закупки або за його рахунком, оплати частинами з будь-якого рахунку, у витратах — як закупівля готового товару. Доставка від постачальника лягає на собівартість штуки, а на прийманні товар іде на склад за середньозваженою собівартістю. У замовленні видно й дату, коли чекаємо товар. Кожен товар позначений як власного виробництва чи закупний, кожен розділ показує лише свої, а змішати їх в одній партії система не дасть. Постачальника вибирають зі списку, нового додають тут же, тож кожен постачальник записаний один раз і борг у нього один.
Рахунки постачальників приходять файлами. Людина завантажує рахунок, AI-модель читає його й заповнює прихідну накладну, людина зіставляє кожен рядок із сировиною і підтверджує, а сума стає витратою.
Інвентаризація має три кроки: почати, внести те, що на полиці, завершити. Товари й сировину рахують окремо. Порожнє поле означає «не рахували»; нуль — «порахували, і там нічого».
Партнери та Instagram
Перукарі й салони купують за партнерськими цінами, і ціна залежить від рівня та об’єму флакона. Bronze, Silver і Golden починаються з 0, 20 000 і 50 000 грн оплачених покупок за календарний місяць, і рівень діє наступного місяця. Професійну лінійку в інтернет-магазині видно, але купити її через кошик не можна. Салон заповнює заявку, і кожна заявка теж іде в Telegram.
Кожна розмова в Instagram Direct зберігається, а її підсумок система визначає сама за тим, що в ній було. Список перукарів для розсилки живе в CRM. AI-модель оцінює кожен публічний профіль і пише персональне повідомлення до 90 слів. З 24 вересня 2026 бот сам надсилає перше повідомлення, з 9:00 до 19:00 за Києвом, одне на 20 хвилин, і відмічає «надіслано» й «відповів» із Direct. Партнерські умови бот надсилає картинкою, і лише перукарям та салонам. Закупівельних цін текстом бот не надсилає ніколи — я так налаштував.
У кожного користувача є роль і закріплені склади. Дванадцять інструкцій усередині системи — з кроками, підводними каменями і скриншотами — показуються за роллю: кожен бачить лише свої. Тексти інструкцій я тримаю в коді, щоб вони змінювалися в тому самому коміті, що й функція, яку описують.
Якщо ваш бренд працює на зовнішній CRM і кількох таблицях, напишіть мені, як замовлення проходить через них сьогодні і де застрягає, і я подивлюся.